プライバシーポリシー

株式会社サークル・オブ・フレンズ（以下「当社」）は、お客様からお預かりする個人情報を大切に扱うため、次のとおりプライバシーポリシーを定めます。

1. 個人情報保護方針

1. 社内規程の策定と継続的改善　個人情報を保護するための社内規程を設け、これを実施・維持し、継続的に改善します。
2. 個人情報の利用・管理　事業内容と業務の実態に応じて個人情報を取得・利用し、定めた規程に従って適切に取り扱います。
3. 安全対策の実施　個人情報への不正アクセス、紛失、破壊、改ざん、漏えいを防ぐための対策を行います。
4. 権利の尊重　ご本人から、ご自身の個人情報の開示・訂正・削除などを求められたときは、適切に対応します。
5. 法令・規範の遵守　個人情報に関する法令とその他の規範を守ります。

2. お預かりする情報

当社は、次の場面で、必要な範囲の情報をお預かりします。

• お問い合わせ・お申込みのフォーム：会社名・屋号、お名前、メールアドレス、電話番号、ご相談の内容、当社を知ったきっかけ
• 仕事設計ミニ診断・研修・伴走支援：事前記入シートのご回答、面談でうかがった内容、業務の資料など
• セミナー・研修のお申込みとアンケート：お名前、連絡先、ご所属、ご感想など
• 名刺交換やメール・電話でのやり取り：名刺やメールに記載された情報
• ウェブサイトや広告の運用支援：お客様のご依頼により、アクセス解析や広告の管理画面を通じて、お客様のウェブサイトの利用状況などのデータを扱うことがあります。このデータは、お客様との約束の範囲でのみ使います。

セミナー等のお支払いでカード情報を入力いただく場合、カード情報は決済サービス会社が直接お預かりし、当社は保存しません。

3. 利用する目的

• お問い合わせ・お申込みへのご連絡とご回答
• 診断・研修・セミナー・伴走支援などのサービスの提供と、それに伴う日程調整・事務
• ご依頼いただいたサービスや、関連するセミナー等のご案内（ご不要の場合は、いつでも止められます）
• ご請求・お支払いなどの事務
• サービスの改善のための分析（個人が分からない形に集計して行います）
• 法令に基づく対応

これらの目的の範囲を超えて利用する場合は、あらかじめご本人の同意をいただきます。

4. 第三者への提供

次の場合を除き、ご本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。

• 法令に基づく場合
• 人の生命・身体・財産を守るために必要で、ご本人の同意を得ることが難しい場合
• 国の機関や地方公共団体などへの協力が必要で、同意を得ることで支障が出るおそれがある場合

ご相談の内容に応じて、技術の専門家などをご紹介する場合は、どの情報をお伝えするかをご本人に確認してからお伝えします。

5. 業務の委託

メールの送受信、ウェブサイトのサーバー、決済、オンライン会議、資料の保管などの業務を、外部のサービスに委託することがあります。委託先は、個人情報を適切に扱うものを選び、必要な管理を行います。

6. 生成AIの利用について

当社は、資料の作成や分析などに生成AIのサービスを使うことがあります。お預かりした個人情報を生成AIのサービスで扱うときは、次のとおりとします。

• 利用目的の範囲に限ります。生成AIのサービスで扱うのは、第3項の利用目的のために必要な処理に限ります。
• AI事業者に独自に使わせません。入力した内容が、AIの学習など、AI事業者自身の目的に使われない契約または設定になっているサービスだけを使います。
• 入力は必要最小限にします。会社名・お名前など、特定の個人や会社につながる情報は記号に置き換えることを基本とし、目的に必要な範囲の情報だけを入力します。
• 契約と設定を確かめ、管理します。使う前に、利用規約・データの取り扱いの条件・設定を確かめます。使っているサービスとその設定は、少なくとも月に1回見直します。
• 契約書・請求書・個人情報の原本は、AIの作業用の場所とは別に保管します。

7. 安全管理のために行っていること

• 個人情報の取り扱いについて、社内の規程を定めています。
• 代表者が個人情報の管理の責任者を務めます。
• 業務に使うアカウントには二段階認証を設定し、使っていないアカウントや外部連携を定期的に見直しています。
• パソコン・記録媒体の紛失や盗難を防ぐ対策を行い、データの控えを取っています。

外国の事業者のサービスについて

当社は、次の業務で、アメリカにあるサーバーに個人情報が保存されるサービスを使っています。

メールの送受信は、国内の事業者のサーバーで行っています。

アメリカの制度について把握していること　アメリカには、日本の個人情報保護法のような、民間事業者全体に適用される連邦法はありません。州ごとの法律（カリフォルニア州の消費者プライバシー法など）や、分野ごとの法律があります。また、国の安全保障などを目的に、政府機関が事業者の持つ情報を求めることができる制度があります。

当社が行っている措置　上のサービスは、事業者との契約（利用規約やデータ処理の条件）で、当社の指示の範囲でのみデータを扱い、日本の個人情報保護法の考え方に沿った安全管理を行うことが定められているものを選んでいます。生成AIのサービスは、入力した内容がAI事業者の学習などに使われない契約または設定になっていることを、サービスごとに確かめています。

• 定期的な確認　各事業者での取り扱いの状況と、アメリカの制度の変化を、少なくとも年に1回確かめ、記録しています。契約の内容と設定は、月に1回見直します。
• 支障が生じたときの対応　取り扱いに支障が生じたときは、必要な対応をとります。それでも適切な取り扱いが続けられない場合は、そのサービスへの個人情報の提供をやめます。
• ご本人への情報提供　ご本人から求めがあった場合は、上のサービスと事業者、事業者がとっている措置、当社の確認の状況などを、第10項の窓口からお知らせします。

8. アクセス解析・Cookie

当社のウェブサイトでは、利用状況を把握し、使いやすさを改善するために、次のツールを使っています。これらのツールは、ページを開いたときに、お使いの端末から各事業者へ情報を送ります。

これらの情報に、お名前など個人を特定する情報は含みません。各事業者での扱いは、Google のプライバシーポリシーとMicrosoft のプライバシーに関する声明に従います。

9. 開示・訂正・利用停止などのご請求

ご本人から、ご自身の個人情報について、利用目的の通知、開示（第三者に提供した記録の開示を含みます）、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者への提供の停止を求められた場合は、ご本人であることを確認したうえで、法令に従って遅滞なく対応します。下記の窓口までメールでご連絡ください。

• 利用目的は、第3項に公表しています。利用目的の通知を求められた場合も、第3項の内容をお知らせします。
• 開示は、電子データ（メールでの送付）または書面のうち、ご本人が求める方法で行います。
• 外国の事業者のサービスに個人情報を預けていることについて、第7項に書いた措置などの情報を求めることもできます。
• 手数料はいただきません。
• ご本人の確認は、当社にご登録のメールアドレスからのご連絡で行います。それで確認できない場合は、運転免許証などの写しをお送りいただくことがあります。
• ご本人の確認のためにお預かりした書類の写しは、確認のためだけに使い、対応が終わったら消去します。
• 代理人の方からのご請求の場合は、委任状などで代理の権限を確認します。

10. お問い合わせ窓口

株式会社サークル・オブ・フレンズ　個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ窓口
責任者：代表取締役 上田浩二
所在地：〒802-0001 福岡県北九州市小倉北区浅野2-17-42-302
メール：ueda@cof-ltd.co.jp
電話：093-600-4113

11. このポリシーの改定

法令の改正や業務の変更に応じて、このポリシーを改定することがあります。改定した場合は、このページでお知らせします。

制定：2021年8月1日
改定：2026年10月16日
株式会社サークル・オブ・フレンズ
代表取締役 上田浩二